Halten Sie Ihren Eintrag aktuell
Im Austausch mit verschiedenen Unternehmen ist eine Fehlannahme immer wieder zu Tage getreten: Die Eintragung des wirtschaftlich Berechtigten ins Transparenzregister erfolgt einmalig. Das stimmt so nicht, ihnen obliegt eine Überwachungspflicht Ihrer Daten, dass diese stets korrekt und aktuell zu halten sind.
Meldepflicht zum wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister ist nicht einmalig
§ 20 Abs. 1 Geldwäschegesetz regelt, dass Meldepflichtige Angaben zu den (fiktiven) wirtschaftlich Berechtigten
- einzuholen,
- aufzubewahren,
- auf aktuellem Stand zu halten haben und
- diese unverzüglich an das Transparenzregister zu melden sind.
Die Meldepflicht betrifft damit auch spätere Änderungen der Angaben zu den (fiktiven) wirtschaftlich Berechtigten, ohne dass es dazu einer Aufforderung durch das Transparenzregister bedarf. Es gilt aktiv tätig zu werden und sämtliche Eintragungen stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Ansonsten droht ein Bußgeld und in der Verantwortung stehen Sie als Geschäftsführer oder Vorstand Ihrer Gesellschaft, Ihrer Stiftung oder Ihres Vereins.
Wenn Sie dem zuvorkommen wollen hilft z.B. ein Rundumservice, der Ermittlung, Eintragung und Änderungen an das Transparenzregister aktiv für sie übernimmt.
Bußgeld trotz Eintragung – fehlende Aktualisierungen
Die Liste an denkbaren Vorfällen im privaten Umfeld, die eine Meldepflicht, bzw. das aktualisieren der Eintragung auslösen ist lang. Hier ein paar Beispiele ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
- Der (fiktive) wirtschaftliche Berechtigte zieht um => Sie müssen die Adresse aktualisieren
- Sie ziehen mit Ihrer Firma/Stiftung/Verein etc. um => Sie müssen die Adresse aktualisieren
- Der (fiktive) wirtschaftlich Berechtigte ändert seinen Namen, z.B. durch Hochzeit oder Scheidung => Sie müssen den Nachnamen korrigieren
- In Ihrer Beteiligungs-/Mitgliederstruktur ändert sich etwas => Sie müssen prüfen, ob es dadurch ggf. neue (fiktive) wirtschaftlich Berechtigte gibt und Sie Ihre Daten im Transparenzregister aktualisieren müssen
- Ein (fiktiver) wirtschaftlich Berechtigter stirbt => Sie müssen ggf. alle Erben an dessen Stelle an das Transparenzregister melden. Sobald der Erbfall abgeschlossen ist, müssen Sie wiederum eine Anpassung vornehmen
- Etc.
Eine laufende aktive Überwachung durch Sie ist also angebracht zumal es sich um Vorfälle handelt, die kein Steuerberater oder Anwalt für Sie überwachen kann. Mit dem Rundumservice können Sie diese Verantwortung abdelegieren. Erfahren Sie mehr, wie wir Ihnen die Arbeit mit unserem Serviceangebot abnehmen.
Weiterhin arbeitet die EU an einer Überarbeitung der zu meldenden Daten. In Zukunft sollen im Transparenzregister auch Daten wie z.B. die Steuernummer erfasst werden. Auch hier kann es in der Praxis z.B. durch einen Umzug immer wieder zu Abweichungen zwischen den Daten im Register und den tatsächlich aktuellen Daten kommen. Im Zuge dessen ist mit einer erhöhten Anzahl von Unstimmigkeitsmeldungen zu rechnen. Lesen sie hier mehr zum aktuellen EU-Verordnungsentwurf, deren geplanten Fristen und komplexeren Pflichten zur Meldung.
Bußgeld trotz Eintragung – Unstimmigkeitsmeldung
Wann immer Sie aktuell einen sog. KYC-Prozess (Know-Your-Customer) durchlaufen, im Zuge dessen Sie Ihr Unternehmen, Ihren Verein oder Ihre Stiftung identifizieren müssen, wird Ihre Vertragspartei Einsicht in das Transparenzregister nehmen, um den wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Das ist z.B. der Fall wenn ein Konto eröffnet wird und die Bank Einsicht im Register nimmt.
Diese Verpflichtung trifft alle geldwäscherechtlich Verpflichteten, wie beispielsweise Kreditinstitute, Versicherungen, Rechtsanwälte und Steuerberater. Sofern im Rahmen dieser Prüfung eine Abweichung zur eigenen Analyse festgestellt wird, muss der geldwäscherechtlich Verpflichtete eine Unstimmigkeitsmeldung erstellen. Dem Transparenzregister wird hiermit eine Abweichung zwischen den Daten im Register und der eigenen Analyse mitgeteilt. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie als Geschäftsführer umgezogen sind und vergessen haben, Ihre Daten im Transparenzregister zu aktualisieren.
Wann ist eine Unstimmigkeit zu melden?
Das Transparenzregister führt dazu in seinen FAQ aus: „Eine Unstimmigkeit liegt vor, wenn der Erstatter (der Unstimmigkeitsmeldung) eigene Erkenntnisse zu den wirtschaftlich Berechtigten hat und diese von den im Transparenzregister erfassten Angaben abweichen.“
Damit sind die Fälle, in denen eine Unstimmigkeitsmeldung abzugeben ist, weit gefasst. Z.B. sind Meldungen erforderlich, sofern
- die transparenzpflichtige Gesellschaft nicht im Transparenzregister eingetragen ist. Dies kann z.B. bei Neugründungen der Fall sein, denn hier kann man auch auf keine Daten zurückgreifen, die vor dem Wegfall der Meldefiktion der anderen Register (Handels-, Vereins-, Stiftungs- und Partnerschaftsregister) an das Transparenzregister gemeldet wurden.
- der (fiktive) Wirtschaftlich Berechtigte der transparenzpflichtigen Vereinigung nicht oder falsch m Transparenzregister eingetragen ist
- eine andere Person als (fiktiver) Wirtschaftlich Berechtigter im Transparenzregister eingetragen ist als diejenige, die der geldwäscherechtlich Verpflichtete ermittelt hat; oder
- die eintragungspflichtigen Daten des (fiktiven) Wirtschaftlich Berechtigte (u.a. vollständiger Name gem. Angaben in Ausweisdokumenten, Geburtsdatum, Wohnort) im Transparenzregister fehlen oder von den vom Verpflichteten ermittelten Daten abweichen.
Auch offensichtliche Schreibfehler schützen nicht vor einer Unstimmigkeitsmeldung.
Die gute Nachricht: Vermutlich aufgrund einer hohen Zahl von Fällen, hat das Transparenzregister die Verpflichtung zur Abgabe von Unstimmigkeitsmeldungen für bestimmte Fälle aktuell (Stand März 2022) ausgesetzt:
Gem. der Mitteilung auf der Seite des Transparenzregisters heißt es dazu:
Unstimmigkeitsmeldungen für Übergangszeitraum teilweise ausgesetzt
Eine Unstimmigkeitsmeldung ist gem. § 59 Abs. 10 GwG n.F. vom 01.08.2021 bis zum 01.04.2023 wegen des Fehlens einer Eintragung nach § 20 GwG nicht abzugeben, wenn nach der bis einschließlich zum 31.07.2021 geltenden Fassung des § 23a Abs. 1 GwG in Verbindung mit § 20 Abs. 2 GwG keine Pflicht zur Abgabe einer Unstimmigkeitsmeldung an das Transparenzregister bestanden hätte, wobei keine generelle Prüfpflicht besteht (vgl. BT-Drs. 19/30443, S. 79). Eine Unstimmigkeitsmeldung ist bei Fehlen einer Eintragung innerhalb dieser Übergangszeit daher nur in Ausnahmefällen erforderlich.
Unklar bleibt jedoch, was unter „Ausnahmefällen“ zu verstehen ist.
Unstimmigkeit gemeldet – Was ist zu tun?
Im Rahmen der Unstimmigkeitsmeldungen werden Sie vom Transparenzregister mit sehr kurzer Frist zur Stellungnahme aufgefordert sofern ein Dritter (z.B. eine Bank bei einer Kontoeröffnung) Abweichungen zwischen den Angaben bei der Bank und dem Transparenzregister festgestellt hat. Bei einer Anfrage des Registers zu einer Unstimmigkeit teilt Ihnen das Register den Grund für die Unstimmigkeitsmeldung nicht mit. Sie erfahren auch nicht, wer die Meldung abgegeben hat. D.h. letztlich sollten Sie alle an das Transparenzregister gemeldeten Daten überprüfen.
Im Rahmen der Stellungnahme müssen Sie je nach Art der Unstimmigkeit Nachweise erbringen, die den tatsächlichen Sachverhalt aufklären. Dies können z.B. Nachweise zur Person und Identität des Wirtschaftlich Berechtigten, wie zum Beispiel Gesellschafterliste, Gesellschaftsvertrag oder eine Passkopie sein. Da das Transparenzregister jedoch über einen Prüfvermerk kenntlich macht, dass sich die im Transparenzregister hinterlegten Daten in einer Überprüfung befinden, kann dies z.B. Ihre Kontoeröffnung oder sonstige Vertragsabwicklung zeitlich verzögern. Ihr Vertragspartner wird den Ausgang der Überprüfung abwarten wollen.
Bußgelder des Transparenzregisters
Wenn Sie z.B. im Falle eines Umzugs die Aktualisierung Ihrer Daten im Transparenzregister vergessen haben, kann dies zu einer späteren Unstimmigkeitsmeldung führen. Sofern Sie die Unstimmigkeit nicht oder nicht fristgerecht klären können, wird Ihr Fall an das Bundesverwaltungsamt (BVA) weitergeleitet. Dieses ist die zuständige Behörde für das Transparenzregister und kann Bußgelder verhängen.
Das Prüfungsverfahren wird dann entweder durch Erbringung entsprechender Nachweise oder eine Korrektur der Meldung ans Transparenzregister beendet. Der Bundesanzeiger wird Sie hierüber informieren und das Transparenzregister vermerkt, dass eine Unstimmigkeitsmeldung abgeschlossen wurde.
Sofern das BVA im Rahmen der Überprüfung Ihres Falls feststellt, dass Sie gegen Meldevorschriften verstoßen haben, dann ist die Verhängung eines Bußgeldes wahrscheinlich. Die Höhe des Bußgeldes bestimmt sich i.W. nach Art und Schwere des Vergehens und der Größe der meldepflichtigen Einheit. Aktuell liegen die Bußgelder im Schnitt im dreistelligen Bereich, können aber im Regelfall bis zu EUR 100.000 betragen. Bei vorsätzlichen Verstößen sind auch Bußgelder in Höhe von bis zu EUR 150.000, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen in Höhe von bis zu EUR 5.000.00 oder bis zu 10 Prozent des Gesamtumsatzes möglich.
Wichtig ist, wie immer, die kooperative Zusammenarbeit mit dem Bundesanzeiger oder BVA. Diese kann Ihnen bei der Bußgeldbemessung Vorteile bringen.
Bußgelder gefährden Ihre Reputation
Sofern Sie ein Bußgeld erhalten, ist dies zunächst vor allem ärgerlich. Jedoch setzt der Gesetzgeber noch eine Maßnahme drauf. Bestandskräftige Maßnahmen und abgeschlossene Bußgeldverfahren werden auf der Internet-Seite des Bundesverwaltungsamtes (“BVA”) unter Nennung der verantwortlichen Personen sowie von Art und Charakter des Verstoßes bekannt gemacht und sind dort für 5 Jahre für jedermann abrufbar. Damit versucht der Gesetzgeber Druck aufzubauen, damit die Meldepflichten an das Transparenzregister ernst genommen werden.
Fall Sie betroffen sind, empfehlen wir Ihnen den Beitrag von Rechtsanwalt Dr. Tobias Rudolph: Bußgelder vom Transparenzregister: gute Chancen für Einsprüche
Unser Bußgeldschutz leistet einen wichtigen Beitrag zu Ihren Überwachungspflichten
Die Überwachung der Meldepflichten bei Eintritt neuer Sachverhalte, die an das Transparenzregister zu melden sind, obliegt Ihnen als Meldepflichtigem. Die Befassung mit Unstimmigkeitsmeldungen ist eine lästige und im Zweifel teure Angelegenheit. Es lohnt sich daher die Daten im Transparenzregister stets aktuell zu halten und insbesondere vor Vertragsschlüssen auf Aktualität zu überprüfen.
Der Gesetzgeber hat die Anforderung formuliert, dass die Geschäftsleitung zumindest jährlich zu überprüfen hat, ob neuer Meldebedarf besteht. Bei der Pflicht, entsprechende Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und an das Register weiterzugeben, handelt es sich nach Auffassung des Gesetzgebers um Compliance-Pflichten. Dies bedeutet, dass Sie als Geschäftsleitung geeignete interne Organisationsmaßnahmen umsetzen müssen, die bei der Erfüllung Ihrer gesetzlichen Melde- und Dokumentationspflichten helfen.
Alles in allem treffen Sie eine Reihe neuer Pflichten und Risiken, mit denen Sie sich auseinandersetzen sollten, da die Folgen unangenehm und teuer sein können. Ärger, den man sich ersparen kann. Wir unterstützen Sie mit unserem Rundumservice.
Jens Punstein, 05.02.2022
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